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Rechnungen automatisch drucken, signieren und versenden

Mit dem icSigner automatisieren Sie den Rechnungsdruck und -versand. Null Kosten. 100% Performance. Anfrage senden

Mit dem icSigner können Sie Sage 100 / Sage Office Line Belege digital signieren und als PDF Datei versenden – und das ohne laufende Kosten.

Teuer und umständlich war gestern – digitale Signatur mit dem icSigner ist heute.

Warum sollten Sie Ihre elektronischen Belege digital signieren?

Die Pflicht zur digitalen Signatur von Rechnungen ist seit 2012 weggefallen. Damit wurde einiges einfacher, aber gleichzeitig wurde die Anforderung an den Empfänger erhöht. Dieser muss nämlich nachweisen, dass die Rechnung tatsächlich „echt“ ist. Der Weg dieses Nachweises ist ihm freigestellt.

Hier kommen digital signierte Rechnungen ins Spiel: Eine Rechnung, die digital signiert ist, stellt sicher, dass

  • sie unverändert ist,
  • zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurde
  • und nachweislich vom Absender (=Signaturinhaber) kommt.

Somit unterstützt eine digital signierte Rechnung sehr gut den Nachweis der Echtheit und damit die gesetzliche Anforderung an elektronisch übermittelte Rechnungen.

Schneller und sicherer durch Hintergrundverarbeitung

Der icSigner verarbeitet Druck und Signierung der Belege im Hintergrund. Dadurch sind auch größere Belegvolumen problemlos und sicher signierbar.

Die umständliche Ausgabe am Client-Arbeitsplatz entfällt, und ein Beleg kann auch noch innerhalb einer einstellbaren Zeit bearbeitet werden, denn der Versand erfolgt zeitversetzt im Hintergrund.

Preisvergleich lohnt sich

Bereits bei geringen Rechnungsmengen lohnt sich die Anschaffung unserer Lösung. Denn Sie arbeiten ohne laufende Kosten und sparen 100% Porto, Papier, Umschläge und die Arbeitszeit für Kuvertierung und Versand.

Der icSigner signiert Ihre Sage Office Line Belege automatisch im Hintergrund und versendet diese per E-Mail an den Empfänger.

Die Software bietet Ihnen folgende Funktionen:

Automatisiertes Erzeugen von PDF Rechnungen aus der Sage Office Line Software
Automatisiertes Signieren der erzeugten Rechnungsdateien im Hintergrund
Automatisierter E-Mail Versand der signierten Rechnungsdateien
Archivierung der Dateien auf Ihrem Server – dadurch entstehen keine Kosten für die Speicherung bei externen Dienstleistern

Durch die Vollautomatisierung entstehen Einsparpotenziale durch:

  • Wegfall von Druck, Kuvertierung und Versand der Rechnungen
  • Zeitersparnis durch automatische Abarbeitung im Hintergrund
  • Portoersparnis, da für den Versand keinerlei Kosten entstehen
  • Updatesicherheit durch universelle Kompatibilität

 

Der icSigner ist kompatibel zur Sage Office Line in den Versionen 2014 (6.2), 2015 (7.0) und 2016 (7.1) sowie alle folgenden.

Damit ist der icSigner die einzige Signaturlösung, die mit allen gängigen Office Line Versionen arbeitet.

Wissenswertes zur digitalen Signatur

Was ist die elektronische Signatur? 

Basierend auf einem komplexen mathematischen Verfahren, ist die elektronische Signatur – vereinfacht ausgedrückt – ein digitales Siegel, welches bei der digitalen Übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei identifiziert (Authentizität) und den Originalzustand der transportierten Daten gewährleistet (Integrität).

Ist eine elektronisch signiertes Dokument auch verschlüsselt?
Nein. Der Inhalt der signierten Datei bleibt unabhängig von dem gewählten Sicherheitsstandard für jeden lesbar.

Welche elektronischen Signaturen sind rechtlich relevant? 
Rechtlich relevant war vor 2012 die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur, die qualifizierte elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung, § 2 SigG.
Heute ist es auch möglich, Dokumente ohne Akkreditierung selbst zu signieren.
Hat die elektronische Signatur Beweiswert bzw. Beweiskraft vor Gericht? 
Ja. Ein mit einer elektronischen Signatur versehenes elektronisches Dokument kann in einem Streitverfahren als Beweismittel eingeführt werden. Dies gilt sowohl für einfache als auch für fortgeschrittene elektronische Signaturen. Auf elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, sind die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend anwendbar, d.h. solche Dokumente werden wie (Papier-) Urkunden behandelt.

Ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen möglich?
Ja. Seit dem 1. Januar 2002 ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Seit 2012 reicht auch die einfache Signatur, die unser icSigner erstellt. Rechnungen können – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, § 14 Abs. 1 S. 2 UStG. Die inhaltlichen Voraussetzungen der (elektronischen) Rechnung umfassen nach § 14 Abs. 4 UStG u. a. die Angabe von Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die bloße Vorlage eines Ausdrucks der Rechnung genügt jedoch nicht.

Benötige ich die Zustimmung des Rechnungsempfängers?
Ja. Für die elektronische übermittlung von Rechnungen ist nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese Zustimmung bedarf jedoch keiner besonderen Form – es genügt, dass die Beteiligten die elektronische übermittlung von Rechnungen tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Welche Aufbewahrungspflichten habe ich?
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die elektronische Rechnung nebst Dokumentation der Signaturprüfung, Signaturprüfschlüssel, Zertifikat und ggf. weiterer Kryptographie-Schlüssel aufbewahrt wird. Insbesondere sind aber die teilweise sehr kurzen Haltbarkeitsdaten für elektronische Archivierungsmedien zu beachten.

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