Die neue elektronische Rechnung wird ab 1.1.2025 Pflicht in Deutschland. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der E‑Rechnungspflicht in Ihrem Unternehmen.
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen elektronisch erstellen und senden können. Bis 2028 gibt es noch Übergangsregelungen und Ausnahmen. Ab 1.1.2028 ist die E-Rechnung dann allerdings für alle Unternehmen verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen sämtliche Rechnungen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden. Unternehmer sollten sich daher frühzeitig vorbereiten, damit Sie die E-Rechnungspflicht sicher und ohne Fehlinvestitionen in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
In unserem Webinar geben wir Ihnen einen Überblick über folgenden Punkte:
Der intellicon E-Rechnung Viewer ist ein Tool, das für die Visualisierung von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde. Es unterstützt sowohl das XRechnung-Format als auch das ZUGFeRD-Format.
Der komplette Leitfaden zur E-Rechnung für Sage 100 Anwender. Lernen Sie, wie Sie E-Rechnungen erstellen und versenden, sowie empfangen und archivieren können.
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Erfahren Sie alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung – von der Erstellung über den Versand bis hin zu Archivierungsvorschriften und gesetzlichen Richtlinien. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und behalten Sie den Überblick über aktuelle Entwicklungen in der digitalen Rechnungsabwicklung.
In der digitalen Geschäftswelt ist die E-Rechnung weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe – sie eröffnet Ihnen den Weg zu effizienteren und kostengünstigeren Prozessen. Mit den Lösungen von intellicon und der Warenwirtschaft Sage 100 digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und erfüllen dabei mühelos die Anforderungen der GoBD. Wir bieten Ihnen vielseitige Werkzeuge, um E-Rechnungen einfach zu erstellen, zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. So unterstützen wir Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen effizient und unkompliziert zu erfüllen.
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Europäische Norm: Entsprechend der Richtlinie 2014/55/EU und § 14 UStG muss das Format der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Kompatible Formate: Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in zugelassenen Syntaxen wie z.B. CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt.
Im Rahmen des EU-Richtlinienentwurfs „VAT in the Digital Age“ (ViDA) 2022 wurden Maßnahmen zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems vorgestellt. Ein zentraler Punkt ist die Einführung eines elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems, bei dem Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden. Dieses System soll frühestens ab 2028 in Kraft treten und die E-Rechnung zur Pflicht machen, wodurch papierbasierte und reine PDF-Rechnungen schrittweise ersetzt werden.
Ab 2025 wird die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Geschäft verpflichtend. Das heißt Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Hierfür stehen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung, die einen strukturierten Datenaustausch ermöglichen.
Es wird jedoch Übergangsfristen geben, um den Unternehmen eine schrittweise Umstellung auf die neuen Anforderungen zu ermöglichen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen nach EN 16931 auszustellen und zu empfangen. Es gibt jedoch Ausnahmen für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen, die erst ab 2028 vollständig umgesetzt wird.
Papierrechnungen oder elektronische Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen (wie keine XRechnung oder ZUGFeRD), bleiben bis zu folgenden Fristen erlaubt:
Elektronische Rechnungen, die per EDI (elektronischer Datenaustausch) übermittelt werden, sind bis Ende 2027 ebenfalls zulässig, auch wenn sie nicht der Definition des Wachstumschancengesetzes entsprechen.
Wichtiger Hinweis: Der maßgebliche Zeitpunkt für die Übergangsregelungen ist der Zeitpunkt, zu dem die Rechnung übermittelt wird.
Weitere Details zur E-Rechnungspflicht in der EU finden Sie hier.
Beim Erstellen von Ausgangsrechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnungen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen und GoBD-konform sind. Dies bedeutet, dass die Rechnungen während der Übermittlung und Speicherung nicht verändert werden dürfen. Die Unveränderbarkeit sichert die Integrität und Authentizität der Rechnungen.
Für den Versand von E-Rechnungen an Kunden gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Wichtig: Ab 2025 haben Kunden kein Widerspruchsrecht mehr beim Empfang von E-Rechnungen und müssen diese akzeptieren. Die Zahlung einer Papier- oder PDF-Rechnung kann als stillschweigende Zustimmung gewertet werden.
Hinweis: Rechnungen, die per Computer-Fax oder als PDF verschickt werden, gelten als „sonstige Rechnungen“ und nicht als echte E-Rechnungen.
Zukünftig können verschiedene E-Rechnungsformate für den strukturierten Austausch von Rechnungen und Daten zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Die wichtigsten Formate für elektronische Rechnungen sind: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, EDI (Electronic Data Interchange) bzw. alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in den zugelassenen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt.
Die XRechnung ist der deutsche Standard für den Versand von E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Entwickelt von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT), richtet sich dieses Format speziell an die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen. XRechnungen bestehen aus strukturierten XML-Datensätzen, die nur maschinell verarbeitet werden können, was den Prozess schneller und effizienter gestaltet. Dieses Format erfüllt sowohl die Anforderungen der EN 16931 als auch die spezifischen Vorgaben der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einer PDF/A-3-Datei. Diese hybride E-Rechnung lässt sich sowohl von Menschen lesen als auch ohne Medienbrüche elektronisch verarbeiten. Der strukturierte XML-Teil der Rechnung ist dabei immer führend. ZUGFeRD entspricht internationalen Standards und ist ideal für den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr geeignet. Die Spezifikationen werden vom Forum elektronische Rechnung Deutschland umfassend bereitgestellt.
Für E-Rechnungen gelten dieselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Nach dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz vom 13. März 2024 wurde die Archivierungspflicht auf 8 Jahre reduziert. Das bedeutet, dass auch E-Rechnungen für mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden müssen.
E-Rechnungen müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen. Diese Anforderungen beinhalten:
Die Rechnungen müssen im ursprünglichen Format archiviert werden, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Wenn eine Konvertierung in ein anderes Format stattfindet, müssen beide Versionen archiviert werden, und ihre Verbindung muss nachvollziehbar bleiben.
Für die Archivierung dürfen nur Speichermedien verwendet werden, die keine nachträglichen Änderungen ermöglichen, wie z.B. einmal beschreibbare CD‑R/DVD‑R oder spezielle Archivsoftware mit End‑to‑End-Verschlüsselung. Sollte eine Änderung erforderlich sein, müssen alle Änderungen protokolliert und versioniert werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Große Unternehmen setzen oft auf ECM-Systeme (Enterprise Content Management) zur revisionssicheren Archivierung, während kleinere und mittlere Unternehmen häufig DMS-Systeme (Dokumentenmanagement) verwenden. Viele dieser Lösungen sind GoBD-konform und bieten ein entsprechendes Testat, das die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bestätigt.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird. Sie erfüllt bestimmte gesetzliche Vorgaben und ermöglicht einen effizienten, digitalen Rechnungsversand und -empfang.
Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für den B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.
Die E-Rechnung beschleunigt den Rechnungsprozess, reduziert Fehler durch Automatisierung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für digitale Rechnungsstellung. Sie trägt zudem zur Senkung von Verwaltungskosten und zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei.
Zugelassen sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language).
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das besonders im öffentlichen Sektor verwendet wird. ZUGFeRD/Factur-X ist ein hybrides Format, das sowohl eine menschenlesbare PDF-Datei als auch einen maschinenlesbaren XML-Datensatz kombiniert.
Alle Unternehmen im B2B-Bereich sowie Lieferanten des öffentlichen Sektors (B2G) müssen ab 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Privatkunden sind von der Pflicht ausgenommen.
Nein, ab 2025 gelten PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen. Sie können jedoch weiterhin als „sonstige Rechnungen“ verwendet werden, allerdings nicht im Rahmen der gesetzlichen E-Rechnungspflicht.
Ihre Rechnungssoftware muss E-Rechnungen im richtigen Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellen können. Eine ERP- oder Buchhaltungssoftware, wie die Lösungen von intellicon, sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
E-Rechnungen können über E-Mail, DE-Mail, Webportale oder per elektronischen Datenaustausch (EDI) empfangen werden. Wichtig ist, dass Ihr ERP-System den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt.
Es gibt Übergangsfristen bis 2028 für bestimmte Unternehmen und Rechnungen. Beispielsweise haben kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro längere Anpassungsfristen.
Wenn die E-Rechnungspflicht nicht eingehalten wird, riskieren Sie Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung und potenzielle Sanktionen. Kunden könnten auch die Annahme von nicht konformen Rechnungen verweigern.
E-Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, für mindestens 8 Jahre archiviert werden. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, d.h., die Rechnungen müssen unverändert, nachvollziehbar und sicher gespeichert werden.
Überprüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungssoftware, schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E‑Rechnungen und passen Sie Ihre internen Prozesse an. Eine leistungsfähige ERP-Lösung, wie die von intellicon, kann die Umstellung erheblich erleichtern.
intellicon bietet leistungsstarke Schnittstellenlösungen, die Ihre Sage 100 Software für die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von E‑Rechnungen optimieren. Unsere Lösungen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform arbeitet und von den Vorteilen der Digitalisierung profitiert.
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