E-Rechnung 2027:
Was jetzt auf Ihr Unternehmen zukommt
Ab dem 1. Januar 2027 wird der Versand elektronischer Rechnungen im deutschen B2B-Geschäft zur Pflicht. Wer jetzt handelt, legt die Grundlage für durchgängig digitale Prozesse.
Ist Ihr ERP bereit für die E-Rechnung?
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt die Pflicht, sie auch zu versenden. Wer den Umstieg bisher aufgeschoben hat, sollte jetzt schnell reagieren, denn die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026.
Was eine E-Rechnung wirklich ist
Eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn sie schön gestaltet ist.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht im Kern aus XML – also aus Daten, die ein Buchhaltungssystem direkt einlesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich dieser strukturierte XML-Teil, nicht die für Menschen lesbare Ansicht.
Genau darin liegt der eigentliche Nutzen: Rechnungen laufen ohne Medienbruch von System zu System. Weniger Tippfehler, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Zahlungseingänge.
Sie wissen nicht, ob Ihr ERP-System bereit ist?
Lassen Sie jetzt den Stand Ihres Systems prüfen. Wir sehen uns Ihre Rechnungsprozesse an und sagen Ihnen konkret, was zu tun ist – von der Formatfähigkeit bis zur Archivierung.
Die Fristen im Überblick
Datum | Was gilt |
seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können |
bis 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist: andere Formate bleiben zulässig, keine Sanktionen |
ab 1. Januar 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
ab 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen müssen aber auch sie.
Wichtig für die Planung: Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also das Geschäftsjahr 2026 - das läuft bereits. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte jetzt hochrechnen statt im Dezember.
Was passiert, wenn man die Frist versäumt
Nach dem jeweiligen Pflichttermin drohen:
- Bußgelder bis zu 5.000 Euro pro Verstoß
- Verlust des Vorsteuerabzugs, wenn eine Rechnung die formalen Anforderungen nicht erfüllt
- Schätzungsbefugnis des Finanzamts, wenn keine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation vorliegt
Der dritte Punkt wird oft unterschätzt: Es genügt nicht, E-Rechnungen technisch zu erzeugen. Der Prozess muss auch dokumentiert sein.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Norm. Sie unterscheiden sich im Aufbau:
XRechnung | ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) | |
Aufbau | reines XML | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber | pragmatischer Einstieg im B2B |
Lesbarkeit | maschinenlesbar | zusätzlich für Menschen lesbar |
Welches Format passt, hängt vom Empfängerkreis ab: Wer viel an öffentliche Auftraggeber fakturiert, wählt XRechnung. Wer überwiegend an Betriebe fakturiert und den Umstieg pragmatisch halten will, fährt mit ZUGFeRD gut. Wichtig dabei: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Unsere Einordnung: ZUGFeRD ist der bequemere Einstieg, weil Ihr Kunde weiterhin eine Rechnung sieht, die aussieht wie eine Rechnung. Als Dauerlösung taugt es begrenzt - ZUGFeRD und Factur-X gelten bis 2030, danach ist mit einer Ablösung durch Peppol-konforme Formate zu rechnen. Wer heute neu aufbaut, sollte den Weg über Peppol von Anfang an mitdenken.
Peppol wird zum Standard
Auf dem E-Rechnungsgipfel 2026 war das Bild eindeutig. In einer Umfrage des Verbands elektronische Rechnung nannten die Befragten als bevorzugten Übertragungsweg:
- Peppol - 99 Nennungen
- Plattformmodelle - 47
- zentrale staatliche Portale - 40
- E-Mail-basierte Übertragung - 36
- API-basierte Verfahren - 31
- klassische EDI-Verbindungen - 19
Der E-Mail-Versand wurde dabei ausdrücklich als Auslaufmodell eingestuft. Klassische EDI-Verbindungen verschwinden nicht, müssen aber angepasst werden: Bis Januar 2028 sind sie auf den Standard EN 16931 umzustellen, sonst sind sie nicht mehr nutzbar. Bestehende Anbindungen an Handelspartner sollten Sie also jetzt prüfen lassen.
Ausblick: ViDA und das Meldesystem
Die E-Rechnung ist nur die erste Stufe. Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) kommt die digitale Meldung an die Finanzverwaltung:
- 1. Juli 2028: einheitliche Umsatzsteuer-Registrierung in der EU
- 1. Juli 2030: E-Rechnungs- und Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze: Die Rechnung muss binnen 10 Tagen nach dem Umsatz erstellt und noch am Tag der Erstellung an die Finanzverwaltung gemeldet werden
- 1. Januar 2035: Angleichung der nationalen Systeme an den EU-Standard
Die EU-Kommission rechnet mit einem Nettovorteil von rund 214 Milliarden Euro über zehn Jahre und einem Rückgang des Umsatzsteuerbetrugs um etwa 11 Milliarden Euro jährlich.
Für Sie heißt das: Wenn Sie grenzüberschreitend fakturieren, reicht ein System nicht aus, das 2027 irgendwie eine XRechnung erzeugt. Fristen in dieser Größenordnung lassen sich nicht von Hand einhalten.
Archivierung: der Punkt, der am häufigsten vergessen wird
E-Rechnungen müssen acht Jahre im ursprünglichen strukturierten XML-Format aufbewahrt werden - unveränderbar. Ein PDF-Ausdruck genügt nicht, auch kein Screenshot und kein Mailordner.
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation nach GoBD, die beschreibt, wie Rechnungen entstehen, geprüft, versendet und archiviert werden. In der Praxis führt das fast immer zu einem Dokumentenmanagementsystem.
Sieben Punkte, mit denen Sie Ihr ERP startklar machen
- Bestandsaufnahme - Kann Ihr System XRechnung und ZUGFeRD 2.x erzeugen, und nicht nur empfangen?
- Umsatzgrenze klären - Vorjahresumsatz 2026 prognostizieren und den eigenen Stichtag festlegen.
- Stammdaten sichern - USt-IdNr., korrekte E-Mail-Adressen und Leitweg-IDs der Kunden vollständig erfassen.
- Ausgangsprozess definieren - Wer versendet, über welchen Weg, und wer prüft im Fehlerfall?
- Prüfung einbauen - Rechnungen vor dem Versand gegen EN 16931 validieren, nicht erst beim Kunden auffallen lassen.
- GoBD-konform archivieren - Originalformate unveränderbar ablegen, Verfahrensdokumentation schreiben.
- Team einbinden - Buchhaltung schulen, Steuerberater früh abstimmen.
Kurz: Sie muss strukturierte Rechnungen erzeugen, prüfen, versenden und GoBD-konform archivieren können. Vier Funktionen - alle vier sind Pflicht.
E-Rechnung im E-Commerce
Wer über Shops und Marktplätze verkauft, hat eine zusätzliche Hürde. Rechnungen entstehen dort nicht einzeln und von Hand, sondern zu hunderten am Tag - und die Bestelldaten kommen aus Systemen, die von der deutschen E-Rechnungspflicht nichts wissen.
Typische Stolperstellen:
- Fehlende oder unsaubere Stammdaten: Ein Shop liefert selten eine USt-IdNr. Ohne sie ist keine korrekte B2B-E-Rechnung möglich.
- B2B und B2C im selben Bestellstrom: Die Pflicht gilt nur für B2B. Die Unterscheidung muss automatisch passieren, nicht per Sichtprüfung.
- Marktplatz-Eigenheiten: Jede Plattform liefert Adress- und Steuerdaten anders.
- Volumen: Bei vierstelligen Belegzahlen im Monat kostet jede manuelle Nachbearbeitung echtes Geld.
Deshalb gilt: Die E-Rechnung wird nicht am Ende der Kette entschieden, sondern am Anfang - nämlich daran, ob die Bestelldaten vollständig und richtig in Ihrem ERP ankommen.
Genau das ist unser Zuhause. Unsere Multi-Shop-Schnittstelle (MSS) und der Cloud-Connector intellicon commerce holen Bestellungen aus Shopware, Shopify, WooCommerce, OXID, Amazon, eBay und weiteren Plattformen ab und übergeben sie strukturiert an Sage 100 - mit vollständigen Stammdaten, auf dem richtigen Belegweg und ohne manuelle Zwischenschritte. Die Rechnung entsteht dann dort, wo sie hingehört: im ERP, aus geprüften Daten.
Kurz: Kommen die Bestelldaten vollständig und richtig im ERP an, muss die Rechnung am Ende nur noch in der richtigen Form ausgegeben werden - das macht die Software. Kommen sie unvollständig an, muss jemand jede Rechnung von Hand nachbessern. Monat für Monat.
Wer im E-Commerce verkauft und eine saubere E-Rechnungs-Umsetzung braucht, ist bei uns richtig. Shop-Anbindung und ERP aus einer Hand - deshalb endet unsere Zuständigkeit nicht an der Schnittstelle.
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
| Lösung | Passt, wenn … | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Sage 100 | Sie Warenwirtschaft, Lager, Produktion oder eine Shop-Anbindung brauchen. Ideal für den Mittelstand mit mehreren tausend Belegen am Tag. | Kaufmännische Komplettlösung für den DACH-Raum, lokal oder in der Cloud. Über die SQL-Datenbank direkt erweiterbar - die Plattform, auf der unsere Schnittstellen aufsetzen. |
| Sage Operations | Sie im Handel oder in der diskreten Fertigung tätig sind und ein cloud-natives System ohne eigene IT-Infrastruktur suchen. | Beschaffung, Bestandsmanagement sowie Kunden- und Lieferantenmanagement, auf Wunsch mit dem Modul „Manufacturing Operations“. International mit Mehrsprachigkeit und mehreren Währungen. |
| Sage Active | Sie im Browser arbeiten wollen, ohne Installation und ohne Server. Lagerbestände, Inventur und Bestellwesen spielen bei Ihnen keine Rolle. | Verkauf vom Angebot bis zur Rechnung, KI-Belegerfassung für Eingangsrechnungen und die komplette Finanzbuchhaltung. |
Wir sind Sage-Partner und begleiten alle drei Sage ERP-Systeme von der Auswahl über die Einführung bis zum laufenden Support. Und weil wir unsere Module selbst entwickeln, endet unsere Zuständigkeit nicht an der Schnittstelle.
Häufige Fragen & Antworten
Muss ich ab 2027 alle Rechnungen elektronisch versenden?
Nein, nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Reicht es, wenn ich E-Rechnungen empfangen kann?
Bis Ende 2026 ja. Danach greift die Ausstellungspflicht - abhängig von Ihrem Vorjahresumsatz.
Ist ein PDF mit Rechnungsdaten eine E-Rechnung?
Nur, wenn strukturiertes XML nach EN 16931 eingebettet ist, wie bei ZUGFeRD ab 2.0.1. Ein reines PDF erfüllt die Pflicht nicht.
Wir haben schon EDI-Anbindungen. Sind wir damit fertig?
Nicht automatisch. Klassische EDI-Formate erfüllen EN 16931 nicht zwingend - bis Januar 2028 müssen sie darauf umgestellt sein. Die Anbindungen bleiben wertvoll, der Umstellungsbedarf sollte aber jetzt geprüft werden.
Wie lange dauert die Umstellung?
Bei sauberen Stammdaten und aktuellem Sage-Stand ist das ein überschaubares Projekt. Der Aufwand entsteht fast immer bei den Daten, nicht bei der Technik.
Jetzt den Stand Ihres Systems prüfen lassen
Sie wissen nicht, ob Ihr System 2027 bereit ist? Wir sehen uns Ihre Rechnungsprozesse an und sagen Ihnen konkret, was zu tun ist – von der Formatfähigkeit bis zur Archivierung.
Dieser Beitrag informiert über den aktuellen Stand der Gesetzgebung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: September 2026.
