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Checkliste Datensicherung für Sage Systeme

Nachfolgende Fragen ermöglichen Ihnen eine Einschätzung des Risikos von IT-Ausfällen.

Wir unterscheiden dabei selbst gehostete System (also lokale Installationen in Ihren Räumen) und fremdgehostete Systeme.

Installation auf Ihrer Hardware

Einbruch / Feuer / Überschwemmung / Hackerangriff

Nehmen wir an, durch einen Brand wird Ihre IT-Hardware zerstört, durch einen Einbruch entwendet oder der Zugriff wird infolge eines Hackerangriffes unmöglich gemacht (z.B. durch Verschlüsselung Ihrer Systeme).

  • Haben Sie räumlich und technisch getrennt eine Datensicherung Ihrer Daten? Das könnten z.B. zwei externe Festplatten mit je einem täglich aktuellen Backup sein, welche sie zyklisch in Ihren Privaträumen aufbewahren und wechselweise aktualisieren.
  • Gibt es mehrere (mindestens zwei) Sicherungsdatenträger, die jeweils eigenständige Wiederherstellung erlauben (Redundanz bei Ausfall eines Backup-Datenträgers)?
  • Schließt diese Sicherung eine wiederherstellbare Kopie Ihrer Datenbank ein? Damit wird erreicht, dass ein Notfallsystem schnell in Betrieb genommen werden kann.
  • Haben Sie ein System (z.B. ein Notebook), auf dem ein Notfallsystem eingerichtet ist? Alternativ: Haben Sie ein cloudbasiertes System, mit dem Sie einen Notfallbetrieb aufnehmen könnten?

Betrieb auf einer Plattform

Feuer / Datenverlust / Zugriffsverlust / Hackerangriff

Nehmen wir an, die Plattform, auf der Sie Ihre Daten speichern, wird durch Hackerangriffe oder einen Großbrand zerstört oder unzugänglich.

  • Haben Sie eine aktuelle Datensicherung Ihrer Daten "offline" in Ihren Räumen?
  • Das könnten z.B. zwei externe Festplatten mit je einem täglich aktuellen Backup sein, welche sie zyklisch wechselweise aktualisieren.
  • Gibt es mehrere (mindestens zwei) Sicherungsdatenträger, die jeweils eigenständige Wiederherstellung auf einem eigenen System erlauben (Redundanz bei Ausfall eines Backup-Datenträgers)?
  • Schließt diese Sicherung eine wiederherstellbare Kopie Ihrer Datenbank ein? Damit wird erreicht, dass ein Notfallsystem schnell in Betrieb genommen werden kann.
  • Haben Sie ein System (z.B. ein Notebook), auf dem ein Notfallsystem eingerichtet ist? Alternativ: Haben Sie ein cloudbasiertes System, mit dem Sie einen Notfallbetrieb aufnehmen könnten?

Backup-Strategien

Sicherung der Systeme auf Bändern oder externen Festplatten

Wenn Sie eigene Hardware (Server) einsetzen, können Sie Datensicherungen auf Band- oder Festplattenlaufwerke durchführen. Häufig werden externe Festplattensysteme verwendet, die über Netzwerk mit den Servern verbunden sind.

Achtung: Bei Hackerangriffen sind diese System in den meisten Fällen mit betroffen. Daher ist eine unabhängige Sicherung auf externe Datenträger die „Lebensversicherung“ in solchen Fällen.

Die Sicherung ermöglicht es, einen vorherigen Stand Ihres Systems wiederherzustellen.

Datenbanksicherungen und Notfallsysteme

Das Herz viele Unternehmen ist die ERP Software. Diese verwendet im Falle von Sage eine Microsoft SQL Server Datenbank.

Die Datenbank ist relativ einfach zu sichern. Auch die Online-Lösungen von Sage bieten den Download von Sicherungen an.

Speichern Sie wechselweise Datenbanksicherungen auf externen Datenträgern.

Im Idealfall richten Sie sich ein Notfallsystem ein. Dies kann im einfachsten Fall ein Notebook sein, auf dem eine Sage Installation eingerichtet ist. Wenn Sie diese Installation verwenden und eine aktuelle Datenbankkopie einspielen, können Sie zumindest einen Notbetrieb aufrecht erhalten, auch wenn Ihre Hauptsystem ausgefallen sind.

Cloudsicherungen

Es bietet sich an, Datensicherungen in die Cloud zu speichern.

Hier bieten sowohl Microsoft (Azure), Amazon (S3) und Google Cloud ausreichend kostengünstigen Speicher an.

Unternehmenskritische Daten können so sehr aktuell in der Cloud gespeichert werden.

Auch für den Microsoft SQL Server sind Sicherungstools verfügbar, die Ihre Datenbank automatisiert auf einen Cloudspeicher replizieren.

Der Vorteil bei solchen Systemen ist, dass ein Notfallsystem sehr schnell bereitgestellt werden kann, z.B. durch Inbetriebnahme eines oder mehrerer Server in der Microsoft Azure Cloud.

Wie sichern wir unsere Daten?

Unsere Produktivsysteme liegen in der Microsoft Azure Cloud, auf europäischen Servern. Die Speicherung der Daten erfüllt somit die Anforderungen der DSGVO.

Der Zugriff erfolgt nur durch Einwahl über ein sogenanntes „VPN“, eine verschlüsselte Verbindung zur Microsoft Cloud. 
Die Systeme sind durch die Sicherheitsmechanismen von Microsoft geschützt, u.a. auf dem Microsoft Defender.

Täglich führen wir ein Backup unserer Produktivserver sowie unserer Entwicklungssysteme durch. Dieses Backup erfolgt innerhalb der Microsoft Cloud, jedoch auf getrennte, durch die Benutzer nicht zugängliche Speicher. Damit ist ein möglicher Hackerangriff begrenzt auf das laufende System. Die Sicherungen sind davon unberührt.

Der aktuelle Entwicklungsstand unserer Software ist tagesaktuell in Versionskontrollsystemen hinterlegt. Die Access basierten Lösungen werden ebenfalls über ein Cloudbackup gesichert. Auch hier verwenden wir für Produktiv- und Sicherungssysteme getrennte Plattformen und getrennte Anbieter. Die Kosten für Speicherplatz sind heutzutage überschaubar.

Weiterhin wird eine verschlüsselte Sicherung der Sage Datenbank automatisiert in die Google Cloud transportiert. Auch hier haben wir einen entsprechenden Vertrag mit Google, der die Einhaltung der DSGVO sicherstellt.

Diese Datenbankkopie kann verwendet werden, um bei Bedarf ein Notfallsystem in Betrieb zu nehmen. Dieses Notfallsystem kann auf einem virtuellen, cloudbasierten System bei mehreren Anbietern in Betrieb genommen werden. Einsatzbereite Installationsmedien für Sage 100 liegen hierzu ebenfalls vor. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein lokales Notfallsystem auf einem unserer Notebooks in Betrieb zu nehmen.

Ein Komplettausfall ohne die Möglichkeit, auf Daten zugreifen zu können, ist somit praktisch ausgeschlossen. Der Aufbau eines Notfallsystems ist innerhalb weniger Stunden möglich.

Alle Backups sind verschlüsselt und sicher aufbewahrt. Somit ist auch die Verhältnismäßigkeit von Datensicherheit und Datenschutz gewahrt.

Fazit

Es ist uns bewusst, dass es nie eine 100%ige Sicherheit geben kann. Dennoch ist die Kombination aus Schutz der Livesysteme vor Viren und Angriffen, Sicherung der Daten in Backups und Bereithaltung von Notfallsystemen ein ausreichendes Konzept, um den Erhalt und den Betrieb unserer Systeme auch in Extremsituationen sicherstellen zu können.