Zusatzmodul zur Sage 100 Finanzbuchhaltung
Automatisierte Abgrenzung Ihrer Wartungsrechnungen
Automatische Korrekturbuchungen
Nahtlos in Sage 100 integriert
Der Begriff „Aktive Rechnungsabgrenzung” klingt im ersten Moment kompliziert, ist aber ein hilfreiches Mittel, um Einnahmen und Ausgaben korrekt darzustellen und damit eine transparente Buchhaltung zu gewährleisten.
Wenn Sie eine Rechnung über eine Wartung oder ein Abonnement stellen, das für einen längeren Zeitraum gilt, wie z. B. ein Jahr, fällt die Leistung nicht nur in den Monat der Rechnungserstellung, sondern verteilt sich über mehrere Monate. Die aktive Rechnungsabgrenzung stellt sicher, dass die Einnahmen genau für die Monate gebucht werden, in denen Sie die Leistung tatsächlich erbringen.
Nehmen wir an, Sie berechnen im August eine Wartungsgebühr für die kommenden zwölf Monate, also bis zum nächsten Juli. Wenn Sie die Einnahmen vollständig im August verbuchen, haben Sie im August die vollen Einnahmen, für den restlichen Zeitraum aber eine „falsche” Darstellung, denn die Einnahmen beziehen sich ja auf einen längeren Zeitraum.
Die aktive Rechnungsabgrenzung ermöglicht es Ihnen, die Einnahmen anteilig auf die einzelnen Monate zu verteilen, sodass jeder Monat nur den Teil der Einnahmen trägt, der der erbrachten Leistung entspricht. Das sorgt für eine präzisere Abbildung Ihrer Umsätze und ermöglicht eine realistische Betrachtung Ihrer Ertragslage. Vor allem für die jährliche Abgrenzung der Einnahmen ist diese Korrekturbuchung wichtig, denn Erträge müssen in dem Jahr verbucht werden, in dem die Leistung erbracht wird.
Als Hersteller des Moduls zur automatischen aktiven Rechnungsabgrenzung bieten wir Ihnen eine Lösung, die den Prozess erheblich vereinfacht und Fehler vermeidet:
Das Modul splittet Wartungs- und Abonnementrechnungen automatisch und ordnet die Einnahmen den entsprechenden Monaten zu.
Für jede Rechnungsposition wird eine Korrekturbuchung über alle Perioden des Leistungszeitraums erstellt – auch wenn dieser jahresübergreifend ist.
Die Erträge werden anteilig auf die Monate und Geschäftsjahre verteilt, für die die Leistung gilt, und genau so im System verbucht.
Auf Positionsebene ermöglichen zwei Benutzerfelder die Angabe des Leistungsbeginns und -endes, z. B. 2024008 (August 2024) bis 2025007 (Juli 2025). Dadurch kann das Modul jede Position periodengerecht abgrenzen.
werden berücksichtigt und ebenfalls entsprechend korrigiert.
Mit unserem intellicon-Modul automatisieren Sie den kompletten Abgrenzungsprozess für in der Warenwirtschaft eigenerstellte Rechnungen und können sicher sein, dass Ihre Einnahmen korrekt und nachvollziehbar verbucht und verteilt sind. So sparen Sie Zeit, vermeiden manuelle Fehler und verbessern die Transparenz Ihrer Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.
– Sage 100 Warenwirtschaft
– Sage 100 Finanzbuchhaltung (Rechnungswesen)
– Aktuelle Sage 100 Version (9.0.7 oder höher)
Bei Auftragserteilung konfigurieren wir das Modul in Rücksprache mit Ihnen passend für Ihre Konstellation. Im Anschluss wird es installiert, konfiguriert und Sie erhalten eine Einweisung in die Bedienung, sowie eine Dokumentation der bei Ihnen installierten Lösung.
Gesamtdauer inkl. Vorlaufzeit: ca. 4 Wochen
Im Beispiel verwenden wir die Konten des DATEV-Kontenrahmens SKR03.
Für die aktive und passive Rechnungsabgrenzung werden spezielle Konten verwendet, um Aufwendungen und Erträge periodengerecht zu verteilen. Hier sind Beispiele für die Buchung einer Wartungsrechnung, die im Juli für ein ganzes Jahr erstellt wurde.
Angenommen, Sie erhalten im Juli eine Wartungsrechnung über 12.000 € (netto) für den Zeitraum Juli dieses Jahres bis Juni des nächsten Jahres.
Schritt 1: Buchung der eingehenden Wartungsrechnung im Juli (ohne Abgrenzung)
Schritt 2: Aktive Rechnungsabgrenzung zum Bilanzstichtag (z. B. 31.12.)
Am Jahresende (Dezember) ist die Wartung noch nicht vollständig genutzt, daher wird der anteilige Betrag für das nächste Jahr abgegrenzt. Die restlichen 6 Monate betragen 6.000 € (50 % der Gesamtsumme).
Schritt 3: Auflösung der Abgrenzung ab Januar des Folgejahres
Im Januar des folgenden Jahres wird die Abgrenzung für die verbleibenden Monate wieder aufgelöst:
Diese Buchung erfolgt bis einschließlich Juni, sodass die 6.000 € anteilig im nächsten Jahr als Aufwand verbucht werden.
Angenommen, Sie stellen einem Kunden im Juli eine Wartungsrechnung über 12.000 € (netto) für den Zeitraum Juli dieses Jahres bis Juni des nächsten Jahres aus.
Schritt 1: Buchung der ausgehenden Wartungsrechnung im Juli (ohne Abgrenzung)
Schritt 2: Passive Rechnungsabgrenzung zum Bilanzstichtag (31.12.)
Da die Leistung über mehrere Monate hinweg erbracht wird, wird der anteilige Betrag für das nächste Jahr abgegrenzt. Die restlichen 6 Monate betragen 6.000 €.
Schritt 3: Auflösung der Abgrenzung ab Januar des Folgejahres
Im Januar des nächsten Jahres wird die Abgrenzung für die verbleibenden Monate wieder aufgelöst:
Diese monatliche Buchung erfolgt bis einschließlich Juni, sodass die Erträge entsprechend verteilt werden.
Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass die Erträge und Aufwendungen für die Wartungsleistung genau den Perioden zugeordnet werden, in denen sie erbracht werden.
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