Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz elektronische Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt das für alle B2B-Unternehmen. Die Übergangsfrist, in der andere Formate noch sanktionsfrei erlaubt sind, endet am 31. Dezember 2026.
Das klingt so, als müsste man nur ein Häkchen setzen und die Rechnung käme künftig als XML-Datei heraus. So einfach ist es aber nicht.
Denn eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach EN 16931.
Wer ist wann dran?
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also Ihr Geschäftsjahr 2026 – das läuft bereits. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte jetzt hochrechnen und nicht erst im Dezember.
Ein verbreitetes Missverständnis: Wer unter 800.000 Euro bleibt, ist nicht befreit. Er gewinnt nur ein Jahr, denn ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen. Dauerhaft ausgenommen sind allein Kleinunternehmer nach § 19 UStG – empfangen können müssen aber auch sie. Ebenfalls ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Was Ihr System können muss
Vier Dinge, und alle vier sind Pflicht: strukturierte Rechnungen erzeugen, prüfen, versenden und GoBD-konform archivieren. Aufbewahrt wird acht Jahre im strukturierten Originalformat, unveränderbar – ein Ausdruck oder ein abgelegtes PDF genügt nicht.
Wer das nach dem Stichtag nicht kann, riskiert Bußgelder bis 5.000 Euro je Fall. Schwerer wiegt oft ein anderer Punkt: Wer weiter Papier oder einfache PDFs verschickt, stellt formal keine ordnungsgemäße Rechnung aus und gefährdet damit den Vorsteuerabzug seines Kunden.
Drei Punkte, die in Projekten am häufigsten fehlen:
- Vollständige Stammdaten. Ohne USt-IdNr. entsteht keine korrekte B2B-E-Rechnung; wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, braucht zusätzlich deren Leitweg-ID.
- Prüfung vor dem Versand. Fehlerhaftes XML ist keine konforme Rechnung. Das sollte bei Ihnen auffallen, nicht beim Kunden.
- Archivierung im Originalformat plus Verfahrensdokumentation nach GoBD.
E-Rechnung im Onlinehandel
Besonders eng wird es im E-Commerce. Wenn Bestellungen aus Shopware, Shopify, Amazon oder eBay in vierstelliger Zahl pro Monat hereinlaufen, entscheidet sich die Sache lange vor der Rechnung – nämlich daran, ob die Daten vollständig und richtig im ERP ankommen. Ein Shop liefert selten eine USt-IdNr., jede Plattform übergibt Adress- und Steuerdaten anders und B2B- und B2C-Bestellungen laufen im selben Strom herein, obwohl die Pflicht nur für B2B gilt.
Mit unserer Multi-Shop-Schnittstelle (MSS) oder unserem Cloud-Connector intellicon commerce werden Bestellungen automatisch aus Ihrem Shop zu vollständigen Belegen in Sage 100. Die fertige E-Rechnung entsteht dann am Ende von selbst – ohne dass jemand Daten nachträgt.
Wer im E-Commerce verkauft und eine saubere E-Rechnungs-Umsetzung braucht, ist bei uns richtig.
Warum 2026 das Jahr der Umstellung ist
Die Lücke zwischen Selbsteinschätzung und Realität ist groß: Laut einer Quadient-Studie vom Juni 2026 halten 75 Prozent der Betriebe ihre Prozesse für digitalisiert – aber nur 6 Prozent erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Wer wartet, zahlt dafür: verlorenes Skonto durch hängende Freigabeprozesse, Mahngebühren durch kürzere Zahlungsziele im EU-Geschäft und manuelle Prozesskosten, die jeden Monat weiterlaufen. Wer jetzt beginnt, hat bis zu den Pflichtterminen Zeit für Tests und Schulungen. Wer wartet, macht dieselben Schritte später unter Druck.
Sie sind sich nicht sicher, wo Ihr System steht?
Auf unserer Infoseite finden Sie alle Fristen, den Vergleich XRechnung/ZUGFeRD, den Ausblick auf Peppol und ViDA sowie eine Sieben-Punkte-Checkliste.
